Til að setja inn myndir er hægt að velja um Insert/Picture eða Insert/Object og koma þá í ljós mismunandi myndasöfn

Ritvinnsla - Word

Ritvinnsla er ætluð til að vinna með texta og bjóða flest ritvinnsluforrit upp á margvíslega möguleika við uppsetningu og frágang á texta og myndum. Hægt er að stilla ýmis atriði t.d. leturgerð, leturstærð og jöfnun en einnig er hægt að raða upp í dálka og setja inn myndir og fyrirsagnir svo eitthvað sé nefnt. Hér verður farið yfir helstu atriði varðandi notkun á ritvinnslu og stuðst við ritvinnsluforritið Word.

Þegar forritið er opnað með því að smella á viðeigandi íkon koma í ljós ýmis íkon á valborða efst á skjánum fyrir þá möguleika sem forritið býður upp á.

Oftast eru tvær til þrjár leiðir til framkvæma þær aðgerðir sem við óskum.

Allar algengustu aðgerðirnar eru komnar á valborðann ofarlega á skjánum og smellt á íkonin eftir að búið er að velja þann texta sem vinna á með.
Hægt er hægt að smella á orðin sem eru í valborðanum fyrir ofan táknin, t.d. File, og kalla þannig fram valmyndaborða þar sem hægt er að komast í ýmsar aðgerðir. Oft er hægt að framkvæma nákvæmari stillingar með þessarri aðferð.
Hægt er að nota hnappaboðið og er þá oftast notað Ctrl hnappurinn í tengslum við aðra hnappa t.d. er hægt að vista (save) með því að halda niður Ctrl og ýta á S.

Nauðsynlegt er að kunna að:

opna nýtt verkefni (new)
vista verkefni (save)
opna eldri verkefni (open)
prenta út (print)

Mikilvægt er að skipuleggja vel hvar verkefni eru vistuð (geymd) til að auðvelda alla umgengni um þau seinna. Sjá nánar í kaflanum um skjalavistun.

Nauðsynlegt er að temja sér góðar vinnureglur frá upphafi til að auðvelda alla vinnu með texta og myndir. Forðast ber að nota bilstöngina á lyklaboðinu til annars en að gera orðabil og best er að stilla upp töflum með viðeigandi töfluaðgerð (table) í stað þess að nota dálkhnapp (tab). Ef að vandað er við uppsetningu frá upphafi er auðvelt að gera breytingar, t.d. á leturgerð, og einfalt að flytja verkefni milli forrita, t.d. útbúa vefsíðu.

Hægt er að velja um mismunandi ham (view) neðst til vinstri á skjánum til að vinna í í Word þ.e. Normal View, Web layout View, Print Layout View og síðasti möguleikinn er Outline View.

1. Mælt er með að Normal View sé notað við innslátt á lengri texta

2. Print Layout View við innslátt og uppsetningu á texta,

3. Web Layout View er notað þegar unnið er fyrir Netið og

4. Outline View sýnir uppbyggingu skjalsins og hentað þegar verið er að skoða uppsetningu og breyta t.d. uppröðun á texta.

Þegar verið er er að semja og setja upp langan texta er best að slá fyrst inn textann og síðan að setja hann upp með fyrirsögnum, línubilum, inndrætti og tilheyrandi en ef verið er með stuttan texta er þetta oft gert um leið og textinn er slegin inn. Þegar unnið er með stór verkefni er nauðsynlegt að nota stýla (style) og ákveða fyrirfram öll meginatriði varðandi uppsetningu (sjá nánar síðar).

En þegar unnið er með texta er fyrsts hugað að leturgerð sem er stilt með en þar er í aðalatriðum um að ræða tvær gerðir, krókaletur og krókalaust letur. Munurinn fellst í lögun stafanna þar sem í krókaletri eru smá kókar á stöfunum, t.d. N, en í krókalausu letri er þessum krókum sleppt, t.d.N. Dæmi um krókaletur er Times New Roman og Curier New en þessar leturgerðir hafa lengi verið notaðar í lesmál í bókum, tímaritum og blöðum. Krókalausar leturgerðir eru t.d. Arial og Verdana, en þessar leturgerðir hafa sótt á í gegnum tíðina.

Næst er að huga að leturstærð en algengast er að nota 12 punkta letur í lesmál eða jafnvel 14 punkta og 14 - 18 í fyrirsagnir. Mismunandi er hvort textinn er hafður vinstrijafnaður eða fulljafnaður . Fyrirsagnir eru oftast hafðar miðjaðar og með stærra letri, t.d 14 – 18, en undirfyrirsagnir vinstrijafnaðar. Sumir vilja hafa auðar línur á milli efnisgreina en aðrir vilja hafa inndrátt og er þetta smekksatriði en forast ber að hafa of langar málsgreinar.

Hvernig á að hafa áhersluatriði? Hér er um að velja feitletrun , skáletur og undirstrikun og er besta að velja eitt af þessu. Nægir að setja bendil á viðkomandi orð og smella á íkonið til að fá fram þessar stillingar. Ef um er að ræða lengri texta þá er hægt að draga músina yfir hann og velja síðan viðeigandi stillingu. Til að velja heila línu eða málsgrein er hægt að fara með músina til hliðar við textann þar sem hún breytist í stóra pílu og velja þannig nokkrar línur í einu. Mörgum finnst gaman að hafa fyrsta stafinní málsgrein mun stærri en hina og er það gert með Format/Drop Cap.

Ef verið er með upptalningar er sjálfsagt að nota tölusetningu eða áherslumerki og ef óskað er eftir að breyta stillingum, t.d. kalla fram ný tákn, þá ef farið í Format/Bullets and Numbering.

Varist að ofhlaða verkefnið með mismunandi leturgerðum og skauti. Hafið samræmi í allri uppsetningu. Veljið strax letur og leturstærð, hvort nota á inndrátt og notið feitletur, skáletur og undirstrikun sparlega.

Algjör óþarfi er að prenta út verkefni til að sjá hvernig þar lítur út meðan verið er að setja það upp því að hægt er að nota prentskoðun til að sjá hvernig texti og myndir raðast upp á blaðsíðurnar. Mögum finnist betra að lesa yfir texta á blaði til að leita að ritvillum en í raun er þetta bara spurning um vana því að mun fljótlegra er að lesa yfir á skjá og leiðrétta jafnóðum.

Þegar texti hefur verið sleginn inn getur komið í ljós að betra sé að raða honum upp á annan veg eða að endurtaka þurfi hluta af textanum eða einstök orða og koma þá til skjalanna aðgerðirnar Cut, Copy og Paste . Byrjað er að blokka þann texta sem eyða á eða afrit og valin viðkomandi aðgerð. Til að kalla aftur fram textann er smellt á þann stað þar sem hann á að koma og valið Paste.

Spássíur eru ofast stilltar á 2,54 cm (ein tomma) eða 3,81 (1,5 tomma). Þessu er hægt að breyta með File/Page Setup/Margin eða með því að draga til hök á reglustrikunni. Um er að ræða efri (top), neðri (bottom), hægri (right) og vinstri (left) spássíur. Ef koma þarf meiri texta á blaðsíðuna er spássían minnkuð en ef lítill texti er á síðunni er hægt að hafa spássíuna stærri. Ef binda á inn verkefnið, setja í gatamöppu eða í gorma er best að hafa vinstri spássíuna 3,81 cm.

Gott er að hafa tölusettar blaðsíður og er það gert með Insert/Page Number og er hægt að velja um að hafa blaðsíðunúmerið efst eða neðst og einnig er hægt að velja hvort það er við vinstir eða hægri brún eða á miðju blaðinu. Ef valið er Fomat er t.d. hægt að stilla á hvaða númer á að hefja talningu.

Í haus og fótur er hægt að setja texta, blaðsíðutal, strik og myndir og getur verið gott að nota þessa möguleika til að setja ákveðinn stíl á útlit síðunnar. Í haus er oft sett nafn á verkefninu en í fót t.d. höfundur og blaðsíðutal. Notuð er skipunin View/Header and Footer til að kalla fram valborða og skrifa textann. Athugaðu að haus og fætur sjást ekki ef verið er í Normal View.

Til að setja inn myndir er hægt að velja um Insert/Picture eða Insert/Object og koma þá í ljós mismunandi myndasöfn. Þegar mynd er komin inn þá er hægt að smella á hana til að stækka og minnka eða flytja til. Til að stilla flæði texta um mynd er smellt með hægri músarhnappi á myndina og farið í Format Picture/Wrapping og valið t.d. Square eða Tight. Myndatexta er hægt að setja inn með Insert/Caption. Einnig er hægt að teikna eigin mynd, t.d. í Paint forritinu sem fylgir Windows kerfinu, en hægt er að ræsa það með Insert/Object og velja þar Paint forritið.

Þegar verið er að skrifa lengri texta getur verið gott að afmarka hvað á að vera á hverri síðu með föstum síðuskilum en þau eru fengin með því að halda niðri Ctrl lyklinum og styðja á Enter.

Stundum eru tölur eða tölustafir fyrir neðan, niðurskrift, eða ofan, uppskrift, venjulegan texta t.d. H₂O og cm². Til að fá niðurskrift (subscript) er stutt á Ctrl og plús og til að fá uppskrift (superscript) er stutt á Ctrl, Shift og núll. Einnig er hægt að stilla þetta með Format/Font.

Töflur eru öflugt hjálpartæki við uppsetnigu á margskonar upplýsingum hvort sem það er upptalning eða ekki. Hægt er að velja um hversu margir dálkar og línur eru í töflunni og auðvelt er að bæta við hana með Table/Insert. Einnig er hægt að draga til dálka og línur og breyta þannig breidd þeirra. Með skipuinni Table/Merge er hægt að sameina nokkur hólf og með Table/Sort er hægt að raða eftir ákveðnum dálkum. Einfalda útreikninga má gera í töflum með Table/Fomula og með Table/Autoformat er hægt að velja útlit á töfluna en einnig að taflan sé ósýnileg (none) sem getur oft átt vel við.

Blaðadálkar geta sett skemmtilegann svip á framsetningu en best er að skrifa fyrst upp textann og blokka síðan áður en dálkahnappurin er valinn. Hægt er að velja um 1 – 4 dálka. Þegar verið er með langar töflur eða ef nota á marga dálka getur verið heppilegt að snúa blaðinu þversum en það er stillt með File/Page Setup/Paper Size og hakað við Landscape.

Oft getur komið sé vel að nota Edit/Find t.d. þegar sama villan hefur endurtekið sig í textanum eða ef eyða á út óþarfa texta, táknum og línum. Með því að velja Replace er hægt að setja nýjan texta eða tákn inn og með More/Speciel er t.d. hægt að láta leita að auðum línum (paragraph mark) og inndrætti (tab character).

Með Word fylgja margar valmynda- og tækjaborða sem hægt er að kalla fram með View/Toolbar. Þeir borðar sem algengast er að hafa eru Standard og Formatting og koma þeir upp þegar byrjað er í forritinu en oft er einnig stillt á Drawing. Það fer eftir því hvernig verkefni verið er að vinna í hvaða valborðar eru hafðir uppi og hægt er að stilla sinn eigin borða með Customize/Commands og draga viðkomandi hnapp inn á borðann.

Þegar senda á stuttar tilkynningar, dreifibréf eða auglýsinar þá er oft gaman að skreyta meira textann og hafa t.d. áberandi fyrirsagnir, dálka, línur og myndir.

Valborðinn Drawing býður upp á ýmsa kosti til að skreyta skjal og er vinsælast að nota Insert WordArt til að kalla fram ýmsa möguleika á stórum fyrirsögnum. Einning getur verið gott að teikna skýringarmyndir en tæki til þess eru einnig á Drawing borðanum. Til að kalla fram borðann er notað Insert/Tollbar/Drawing og kemur borðinn neðst á skjáinn.

Til að draga fram aðalatrið í efnisumfjöllun eru oft notaðir textarammar með 1 - 2 málsgreinum. Textaramma er hægt gera með því að blokka texta og velja viðeigandi hnapp á Drawing stikunni eða velja Insert/Frame. Einnig er hægt að opna fyrst ramma og skrifa síðan inn í hann. Einnig er hægt er að setja inn fasta ramma, línur og strik með rammaíkoninu eða velja Format/Border and Shading. Oft eru fastir rammar notað í kringum fyrirsagnir eða til áhersluauka.

Þar sem takkafjöldi er takmarkaður á hnappaboðinu þá er ekki hægt að koma þar fyrir öllum táknum sem að æskilegt er hafa og því þarf oft að nota möguleikann Insert/Symbol en þar undir má finna aragrúa af táknum. Þegar ákveðið tákn er oft notað er hægt að stilla það inn á hnappaboðið með því að velja fyrst táknið með Insert/Symbol og síðan að velja Shortcut key og þá lyklaborðsaðgerð sem óskað er eftir.

Gott er útbúa nafnalista, t.d. yfir viðskiptavini fyrirtækis, en þá þarf að byrja á að setja nafnalistann upp í töflu þar sem dákarnir geta t.d. verið nafn, heimili, póstfang, staður og kennitala. Listann er síðan hægt að nota til að gera límmiða með aðstoða Tools/Mail merge og dreifbréf með Tools/Envelopes and Labels.

Formsíður (template) eru útbúnar fyrir uppsetningar sem oft eru notaðar, t.d. minnismiða, fax eða tilkynningar. Þetta er gert með þvi að útbúa fyrst viðkomandi síðu og velja síðan File/Save as og stilla á Document Template í Save as type glugganum.

Þegar verið er að vinna með stærri verkefni er nauðsylnlegt að skipuleggja uppsetninguna eins og áður hefur verið nefnt og koma þá til skjalanna stílar. Word býður upp á tilbúna stíla, t.d. Normal, Body Text, Heading1 og Heading2, þar sem búið er að stilla t.d. leturgerð, leturstærð, inndrátt, jöfnun o.fl. Þessum atriðum er hægt að breyta með Format/Style/Modify og breytast þá öll orð sem hafa verið mekt með viðhomandi stíl. Ef Heading er notað á fyrirsagnir þá er leikur einn að setja upp efnisyfirlit með Insert/Index and Table/Table of Contents.

Með Word fylgir Enskt orðasafn sem hægt er að nota til að leiðrétta enskan texta en einnig er hægt að kaupa önnur orðasöfn, t.d fyrir norðurlandarmál og þýsku. Breytingar á orðasafni eru gerðar með Tool/Language. Til er sérstakt íslenskt leiðréttingarforrit, Púki, og íslenskar tölvutækar orðabækur, t.d. fyrir dönsku, sem að upplagt er að tengja við forritið. Með Tools/Options/Spelling & Gramar er hægt að stilla sjálfvirka yfirferð um leið og skrifað er.

Með Word er hægt að breyta síðum yfir í vefsíður og er þá valið File/Save as Web (eða HTML í eldri útgáfum) og best er að stofna sér möppu (folder) fyrir vefsíðuna. Upptalningar sem ekki eru í töflu geta hliðrast til og heppilegra að nota Shift/Enter til að gera auðar línur því að með Enter fæst of stórt línubil á vefsíðu. Þegar síða er flutt yfir á vefsvæði þar að gæta þess að allar myndir fylgi með en þær eru geymdar í sér skrám. Slóðir eða krækjur í aðrar síður eru settar inn með Insert/Hyperliknk eða .

Hér að ofan hafa verið talin upp algengustu aðgerði í Word en auðvitað er margt ótalið. Það er um að gera að æfa sig í grunnatriðum og fikra sig síðan áfram í flóknari stillingar með aðstoð handbóka.