Skjalavarsla - heiti á skjölum eða skrám
Með síaukinni notkun tölva í námi og starfi myndast fleiri og fleiri gögn sem verður til þess að sífellt verður mikilvægara að skipuleggja gögnin sín. Allir þekkja hvernig tiltekt er háttað í hverbergi eða eldhúsi, allt gengur betur ef hlutir eiga sinn eigin stað. Þá er líklegra að gengið sé frá eftir sig og hlutir settir á réttan stað jafnóðum.
Skjöl í tölvu eru yfirleitt kölluð skrár og þær eiga sín "eigindi" eða lýsingar sem felast í nafni skjalanna. Í upphafi tölvunotkunar voru reglurnar á mörgum tölvum þær að skjöl báru ekki meira en 8 stafa nafn síðan punkt og þá þrjá stafi eða xxxxxxxx.xxx þetta hefur breyst en samt sem áður er sama grunnhugsunin bak við skjöl í dag og þá var. Endingin eru þrír stafir alla jafna og alltaf á eftir punkti, endingin segir síðan til um hvers konar skjal er um að ræða. Stundum eru notaðir fjórir stafir fyrir aftan punkt en ég kannast ekki við að fleiri stafir séu notaðir en stundum færri en þrír. Til að glöggva sig betur á þessu má nefna sem dæmi:
| .doc | Word™ ritvinnsluskjöl |
| .xls | Excel™ töflureiknisskjöl |
| .exe | Forrit sem er hægt að keyra |
| .htm (eða .html) | Vefsíða |
| .ppt | PowerPoint™ glærur |
| .jpg | Mynd |
Word, Excel og PowerPoint eru skrásett vörumerki Microsoft.
Þannig gefur endingin okkur upplýsingar um hvers konar skjal eða skrá við erum að fást við og þar með hvaða forrit við ættum að nota til að vinna áfram í skjalinu.
Í dag eru forrit farin að setja endingarnar oft sjálf og þannig missum við yfirsýnina yfir hvaða endingar eru settar á skjöl. Hinsvegar birtist gjarnan íkon eða táknmynd fyrir framan skjalið sem segir okkur hverrar gerðar það er eins og til dæmis hér:
Þetta er hefðbundinn listi yfir skjöl, fremst er táknmynd forritsins sem skjalið var búið til eða þá forritið sem er sérstaklega gert til að opna tilteknar skrár. Síðan kemur stærð skjalsins mælt í kílóbætum (Kb) þá texti um hvers konar skjal er um að ræða sem í rauninni er búið að segja með táknmyndinni en endurtekið hérna og síðast dagsetning hvenær skjalið var búið til og þá tíminn.
Ef menn brúka góð skjalanöfn þá væri fljótlegt að skilja um hvað innihaldið fjallar og á hvaða hátt. Til dæmis er augljóst að ritvinnsluskjal (Word skjal) um fartölvur í kennslu er einhver skýrsla eða frásögn á meðan skjalið með PowerPoint táknmynd segir að þarna séu glærur og þá líklega eitthvað sem tengist fyrirlestri. Þessar gerðir læra menn fljótlega þegar þeir fara að taka sérstaklega eftir þeim.