Skjalavarsla - Skráning upplýsinga um skjöl

Þó skjöl og skrár séu flokkaðar nostursamlega getur ævinlega gerst að sá örlagaríki dagur renni upp þar sem ómögulegt er að finna skjal sem allir eru vissir um að eigi að finnast. hægt er að merkja skjöl skipulega með ákveðnum lykilorðum (keywords) en þá þarf að velta vel fyrir sér hver lykilorðin eiga að vera þannig að þau skýri vel fyrir manni hvert innihaldið er.

Hér á myndinni til hliðar má sjá merkingu á skjali úr Word™ sem er nákvæmari en gerist og gengur. Ef textinn er á ensku, kínversku, frönsku, þýsku, ítölsku, japönsku, kóreönsku, portúgölsku (brasilískri), spænsku eða sænskri  má fara í valkostinn "Tools - AutoSummarize" og forritið finnur sjálft lykilorð í textanum. Í íslenskum texta er ekki slíkum lúxus fyrir að fara og því þurfum við að skipuleggja þetta sjálf. Nú veit ég ekki hversu ánægður notandinn er með flokkunina á enskunni en ætli það sé ekki einstaklingsbundið.

En þar sem við erum ekki í þessari stöðu núna þá er rétt að spreyta sig á því að setja sjálfur inn frekari upplýsingar um skjal. Það má gera með því að fara í valkostinn "File - Properties" Þá birtist glugginn hér við hliðina á sem hægt er að fylla inn upplýsingar. Skoðið endilega alla flipana (General - Summary - Statistics - Contents - Custom).

Með þessu má skrá skjöl með nákvæmari hætti en einungis að flokka þau í möppur á hörðum diski og skýra þau skynsamlega. Til dæmis gæti verið um að ræða glósur úr mörgum íslenskutímum og þá væri gott að geta sett atriðisorð um hvað var verið að fjalla í tíma. Fyrir ritara gæti til dæmis verið hagkvæmt að skrá lykilorð úr fundarskýrslu. Þessa mynd má sjá án þess að fara í ritvinnsluskjalið með því að smella með hægri mús á skjal og velja þar "properties".

© Ásrún Matthíasdóttir Lára Stefánsdóttir 2001