Ef þú ætlar að nota tölvupóst á virkan hátt er mikilvægt að svara bréfum eins fljótt og auðið er. Einu sinni á dag er algengt að þeir sem nota tölvupóst við vinnu sína og dagleg störf líti í póstinn sinn og svari þeim bréfum sem liggja fyrir. Ef efnið er ekki brýnt má það bíða þar til daginn eftir. Ef þú hefur ekki tíma til þess að svara bréfi í einhverja daga er rétt að láta viðkomandi vita, senda stutt svar og segjast svara síðar og þá tiltaka líklega dagsetningu.
Ef þú geymir bréf til að svara síðar er gott að hafa möppu (folder) í póstinum og geyma þar bréf sem þú átt eftir að vara en veist að þarf að grípa til. Sumir nota innboxið sitt (In) til þess en sé pósturinn mikill þá getur reynst þrautin þyngri að muna hverju þarf að svara og hverju þarf ekki að svara. Ef þessi aðferð á að virka er mikilvægt að annar póstur sé settur í undirmöppur (subfolders) undir innboxið.
Þegar þú færð tölvupóst þykir ókurteisi að senda hann einhverjum öðrum en sendanda án þess að spyrja fyrst til að vera viss um að það sé í lagi. Þetta er svipað og taka upp samtal og spila fyrir einhvern annan án leyfis. Þetta tíðkast ekki. Þegar pósti er síðan svarað er nauðsynlegt að vísa skilmerkilega í texta þess sem verið er að svara þannig að það sé ljóst hvað sé verið að ræða. Á sama tíma er skynsamlegt að hafa ekki aukadót í svarbréfum þannig að erfitt sé að finna hvað er verið að fjalla um. Til dæmis:
Anna sendir bréf sem er svona:
Komdu sæll Guðmundur,
Ég er nú að undirbúa ferð mína til Reykjavíkur en er ekki viss hvað ég ætti að hafa
mér á fundinn. Er rétt að hafa með tölurnar úr markaðsstöðu fyrirtækisins eða eru
öll gögn fyrirliggjandi á staðnum?Kær kveðja
Anna
Guðmundur svarar:
Komdu sæl Anna,
þú skrifar:
>Er rétt að hafa með tölurnar úr markaðsstöðu fyrirtækisins eða eru
>öll gögn fyrirliggjandi á staðnum?Það væri afar gott ef þú kæmir með þær með þér því við höfum ekki fengið þær
í hendur ennþá.Kær kveðja
Guðmundur
Takið eftir að Guðmundur setur > merkið fyrir framan textann sem hann vísar í frá Önnu. Þannig veit Anna hvar hann er að vísa í það sem hún sagði og lítil hætta á ruglingi. Sumir nota mismunandi liti til að aðgreina texta en það er því einungis hægt að það sé alveg ljóst hvaða póstforrit móttakandinn hefur og að það geti birt mismunandi liti. Þannig er því alls ekki farið með í öllum forritum.